Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Base legal y ámbito de aplicación

La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD), y del artículo 2.2.2.25.1.1 sección 1 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, el cual reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 (artículo 13 del Decreto 1377 de 2013).

Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.

1.1. Alcance

El presente documento aplicará para todos aquellos datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de PORCONTAR GROUP SAS, respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fijar las responsabilidades de PORCONTAR GROUP SAS y de sus empleados en el manejo y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos.

1.2. Normatividad aplicable

• Constitución Política de Colombia
• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1074 de 2015, que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013
• Decreto 886 de 2014
• Circular 01 del 8 de noviembre de 2016

2. Definiciones

Definiciones establecidas en el artículo 3 de la LEPD y el artículo 2.2.2.25.1.3 sección 1 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (artículo 3 del Decreto 1377 de 2013).

2.1. Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

2.2. Base de datos. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

2.3. Dato personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

2.4. Dato público. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

2.5. Dato semiprivado. Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como las bases de datos que contengan información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.

2.6. Dato privado. Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización previa, informada y expresa. Incluye bases de datos con números telefónicos y correos electrónicos personales; datos laborales; infracciones administrativas o penales; información administrada por administraciones tributarias, entidades financieras y entidades gestoras de la Seguridad Social; bases de datos sobre solvencia patrimonial o de crédito; bases con información suficiente para evaluar la personalidad del titular; y bases de datos de responsables de operadores que presten servicios de comunicación electrónica.

2.7. Dato sensible. Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, o que promuevan intereses de cualquier partido político; así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

2.8. Encargado del tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

2.9. Responsable del tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

2.10. Responsable de administrar las bases de datos. Colaborador encargado de controlar y coordinar la adecuada aplicación de las políticas de tratamiento de los datos una vez almacenados en una base de datos específica, así como de poner en práctica las directrices que dicte el Responsable del tratamiento y el Oficial de Protección de Datos.

2.11. Oficial de protección de datos. Persona natural que asume la función de coordinar la implementación del marco legal en protección de datos personales y que dará trámite a las solicitudes de los Titulares para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

2.12. Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

2.13. Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2.14. Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento.

2.15. Transferencia. Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

2.16. Transmisión. Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento determinado por el encargado por cuenta del responsable.

3. Principios de la protección de datos

El artículo 4 de la LEPD establece los principios que se han de aplicar, de manera armónica e integral, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley.

3.1. Legalidad. El tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la LEPD, el Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones que la desarrollen.

3.2. Finalidad. El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

3.3. Libertad. El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.

3.4. Veracidad o calidad. La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

3.5. Transparencia. Debe garantizarse el derecho del Titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. Al solicitar la autorización, el responsable deberá informarle de manera clara y expresa, conservando prueba del cumplimiento de este deber:

• El tratamiento al cual serán sometidos sus datos y la finalidad del mismo.
• El carácter facultativo de la respuesta del Titular cuando las preguntas traten sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas o adolescentes.
• Los derechos que le asisten como Titular.
• La identificación, dirección física, correo electrónico y teléfono del responsable del tratamiento.

3.6. Acceso y circulación restringida. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de la LEPD y la Constitución. Solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.

3.7. Seguridad. La información se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas normas y medidas se recogen en el Manual Interno de Seguridad, de obligado cumplimiento para todo usuario y personal de la empresa.

3.8. Confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con las labores que comprende el tratamiento.

4. Autorización de la política de tratamiento

De acuerdo con el artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de PORCONTAR GROUP SAS en los términos y condiciones recogidos en la misma.

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

5. Responsable del tratamiento

6. Tratamiento y finalidades de las bases de datos

PORCONTAR GROUP SAS, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.

Adicionalmente, los datos personales podrán ser utilizados para el envío de información comercial, comunicaciones informativas y campañas de divulgación relacionadas con los servicios, contenidos, eventos y novedades de PORCONTAR GROUP SAS, a través de medios físicos o digitales como correo electrónico, WhatsApp u otros canales de mensajería, siempre que el Titular haya otorgado la autorización correspondiente.

7. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y el artículo 2.2.2.25.4.1 sección 4 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013), los Titulares pueden ejercer una serie de derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por:

1. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
2. Sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Estipulación a favor de otro y para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

7.1. Derecho de acceso o consulta. Derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que le han dado a sus datos personales.

7.2. Derechos de quejas y reclamos. La Ley distingue cuatro tipos de reclamo:

• Reclamo de corrección: a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Reclamo de supresión: a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Reclamo de revocación: a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.
• Reclamo de infracción: a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.

7.3. Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.

7.4. Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones. El Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento.

8. Solicitud de autorización al titular

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, PORCONTAR GROUP SAS solicitará al Titular su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando medios técnicos automatizados, escritos u orales que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 2.2.2.25.2.2 sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (artículo 7 del Decreto 1377 de 2013).

9. Tratamiento de datos de menores

De acuerdo con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, salvo lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.2.9 sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (artículo 12 del Decreto 1377 de 2013) y en cumplimiento de los siguientes parámetros:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, PORCONTAR GROUP SAS solicitará al representante legal del menor la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

10. Atención a los titulares de datos

11. Procedimientos para ejercer los derechos

11.1. Derecho de acceso o consulta

Según el artículo 2.2.2.25.4.2 sección 4 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (artículo 21 del Decreto 1377 de 2013), el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:

1. Al menos una vez cada mes calendario.
2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por mes calendario, PORCONTAR GROUP SAS solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente.

El Titular puede ejercer este derecho mediante un escrito dirigido a PORCONTAR GROUP SAS enviado a info.porcontar@gmail.com, indicando en el asunto «Ejercicio del derecho de acceso o consulta». La solicitud deberá contener:

• Nombre y apellidos del Titular.
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
• Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
• Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
• Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

El Titular podrá elegir una de estas formas de recibir la información: visualización en pantalla; por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no; correo electrónico u otro medio electrónico; u otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento.

Una vez recibida la solicitud, PORCONTAR GROUP SAS resolverá la petición en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (artículo 14 de la LEPD).

11.2. Derechos de quejas y reclamos

El Titular puede ejercer los derechos de reclamo mediante un escrito dirigido a info.porcontar@gmail.com. La solicitud deberá contener:

• Nombre y apellidos del Titular.
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Titular y, en su caso, de quien lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
• Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o infracción.
• Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
• Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

PORCONTAR GROUP SAS resolverá la petición en un plazo máximo de quince (15) días hábiles. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

12. Medidas de seguridad

PORCONTAR GROUP SAS, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Asimismo, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.

A continuación se exponen las medidas de seguridad implantadas, recogidas y desarrolladas en su Manual Interno de Seguridad.

Medidas comunes para todo tipo de datos y bases de datos

Medidas según el tipo de base de datos

Medidas transversales: auditoría ordinaria (interna o externa) cada dos meses; designación de uno o varios responsables de seguridad; controles periódicos de cumplimiento del Manual Interno de Seguridad; registro de entrada y salida de documentos y soportes (fecha, emisor, receptor, número, tipo de información, forma de envío y responsable de la recepción o entrega); y control de acceso al lugar donde se ubican los sistemas de información.

13. Notificación, gestión y respuesta ante incidencias

PORCONTAR GROUP SAS establece un procedimiento de notificación, gestión y respuesta de incidencias con el fin de garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información contenida en las bases de datos bajo su responsabilidad. Todos los usuarios y responsables de procedimientos deben conocer este procedimiento.

• Cuando una persona tenga conocimiento de una incidencia (pérdida, hurto y/o acceso no autorizado) que afecte o pueda afectar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información protegida, deberá comunicarlo de manera inmediata al Oficial de Protección de Datos, describiendo detalladamente el tipo de incidencia, las personas que hayan podido tener relación con ella, la fecha y hora en que se produjo, quién notifica, a quién se comunica y los efectos producidos.
• Una vez comunicada, ha de solicitar al Oficial de Protección de Datos un acuse de recibo en el que conste la notificación con todos los requisitos anteriores.
• PORCONTAR GROUP SAS crea un registro de incidencias que debe contener: tipo de incidencia (fraude interno o externo, daños a activos físicos, fallas tecnológicas, ejecución y administración de procesos), fecha y hora, persona que notifica, persona a la que se comunica, efectos y medidas correctoras. Este registro es gestionado por el Oficial de Protección de Datos.
• Asimismo, debe implementar los procedimientos para la recuperación de los datos cuando aplique, indicando quién ejecuta el proceso, los datos restaurados y los que hayan requerido ser grabados manualmente.
• Finalmente, PORCONTAR GROUP SAS notificará del incidente a los Titulares cuando se identifique que puedan verse afectados de manera significativa.

14. Administración de riesgos

PORCONTAR GROUP SAS ha identificado riesgos relacionados con el tratamiento de los datos personales y establecido controles con el fin de mitigar sus causas, mediante la implementación de las políticas internas de seguridad. Establecerá un sistema de gestión de riesgos junto con las herramientas, indicadores y recursos necesarios para su administración.

El sistema determinará las fuentes que requieren protección (tecnología, recurso humano, infraestructura y procesos), sus vulnerabilidades y amenazas, con el fin de valorar su nivel de riesgo. Se observará la posibilidad de ocurrencia de cualquier evento o acción que pueda producir un daño material o inmaterial, tales como:

• Criminalidad: acciones causadas por la intervención humana que violan la ley y están penalizadas por ésta.
• Sucesos de origen físico: eventos naturales y técnicos, así como los indirectamente causados por la intervención humana.
• Negligencia y decisiones institucionales: acciones, decisiones u omisiones por parte de las personas que tienen poder e influencia sobre el sistema. Son las amenazas menos predecibles porque están directamente relacionadas con el comportamiento humano.

15. Entrega de datos personales a las autoridades

Cuando una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o una orden judicial, solicite a PORCONTAR GROUP SAS acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición y la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se suscribirá acta de la entrega de la información, precisando la obligación de garantizar los derechos del Titular tanto al funcionario que hace la solicitud como a quien la recibe y a la entidad requirente.

16. Transferencia de datos a terceros países

De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la Ley 1581 de 2012 exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

• Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
• Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
• Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación aplicable.
• Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
• Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales, siempre que se cuente con la autorización del Titular.
• Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales.

Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre PORCONTAR GROUP SAS y un encargado, para permitir que éste realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.

17. Protección, seguridad y confidencialidad

El cumplimiento del marco normativo en Protección de Datos Personales, la seguridad, reserva y/o confidencialidad de la información almacenada en las bases de datos es de vital importancia para PORCONTAR GROUP SAS. Por ello hemos establecido políticas, lineamientos, procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales podrán cambiar en cualquier momento ajustándose a nuevas normas y necesidades, cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información y datos personales.

Asimismo, garantizamos que en la recolección, almacenamiento, uso y/o tratamiento, destrucción o eliminación de la información suministrada nos apoyamos en herramientas tecnológicas de seguridad e implementamos prácticas que incluyen: transmisión y almacenamiento de información sensible a través de mecanismos seguros, uso de protocolos seguros, aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la información sólo a personal autorizado, respaldo de información y prácticas de desarrollo seguro de software, entre otros.

En caso de ser necesario suministrar información a un tercero por la existencia de un vínculo contractual, suscribimos contrato de transmisión para garantizar la reserva y confidencialidad de la información, así como el cumplimiento de la presente Política, de las políticas y manuales de seguridad de la información y de los protocolos de atención a los titulares establecidos en PORCONTAR GROUP SAS.

18. Gestión de documentos

Los documentos que contengan datos personales deben ser fácilmente recuperables, por lo que se debe dejar documentado el lugar donde reposa cada uno de ellos, tanto físicos como digitales. Se deben hacer inspecciones a estas rutas de almacenamiento de forma frecuente y garantizar su conservación, dejando definido en qué soporte y bajo qué condiciones se llevará a cabo, teniendo en cuenta condiciones ambientales, lugares de almacenamiento y riesgos a los que están expuestos. El tiempo de retención se determina en función de los requisitos legales cuando aplique; de lo contrario, la organización lo define de acuerdo con sus necesidades, dejando clara su disposición final.

Los documentos relacionados con la protección de datos personales deben ser elaborados por personal o entidad competente, y la organización debe revisarlos y aprobarlos, dejándolo registrado en la casilla de aprobación de los documentos.

A fin de que sean fácilmente trazables, los documentos deberán estar codificados y serán actualizados y modificados por el personal responsable. Para la eliminación de un documento se debe tener la justificación descrita en el histórico que se encuentra en la parte inferior de todos los documentos.

Los documentos, tanto físicos como digitales, que contengan datos personales deben ser protegidos frente a agentes externos o internos que puedan alterar su contenido. La distribución la efectuará el responsable del tratamiento, dejando documentada la evidencia de dicha distribución, especificando el tipo de documento y la identificación de la persona a la cual se le entregó la información.

Se deberá designar un responsable de garantizar la confidencialidad de los datos personales de los titulares, quien custodiará los documentos, garantizará su protección física y digital, evitará alteraciones de la información y asegurará que los documentos que salgan de su custodia sean identificados y fácilmente trazables.

19. Vigencia

Las bases de datos responsabilidad de PORCONTAR GROUP SAS serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida dicha finalidad, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, PORCONTAR GROUP SAS procederá a la supresión de los datos personales en su posesión, salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dichas bases de datos han sido creadas sin un periodo de vigencia definido.

PORCONTAR GROUP SAS · NIT 901986736-1 · Medellín, Colombia
Fecha de creación del documento: 28 de enero de 2026.
Para ejercer tus derechos como titular, escribe a info.porcontar@gmail.com.